Reuniões entre secretários, funcionários de apoio entre outros estão sendo realizadas e os contatos equipamentos necessários estão sendo providenciados para que tudo ocorra dentro das expectativas previstas. O Governo Municipal vem mobilizando todos os envolvidos e dando condições para que o evento seja um sucesso.
A equipe da coordenação do projeto que vai ter todo o apoio do Governo Municipal na realização das atividades conta com tendas, estações esportivas, salas de formação de professores e a gravação de entrevistas e reportagens sobre a cidade, que serão exibidas pela ESPN Brasil. Estarão participando também uma equipe de atletas olímpicos, músicos e professores de reconhecimento nacional.
As atividades em Cruz, abrangem um total de 3.000 mil crianças e adolescentes, na faixa etária de 8 a 14 anos, nas dependências da Vila Olímpica de Cruz e, ainda 270 professores nas modalidades de Esporte e da Música e Meio Ambiente. A capacitação dos professores ocorrerá na EEIF Constância de Sousa Muniz, estruturada para receber todos os professores e profissionais da Caravana do Esporte e da Música.
